Ventas y facturación electrónica

Ventas lleva tu catálogo y tus pedidos. Facturación electrónica convierte un pedido en factura ante la DIAN y se la manda al cliente por WhatsApp. Son dos módulos que se contratan por separado: puedes usar Ventas sin facturar, pero no facturar sin un pedido.

Los encuentras en Facturación, en el menú lateral, con tres pestañas: Productos, Pedidos y Facturas.

Nota

Cada módulo puede venir en tu plan o activarse como complemento. En la propia pantalla ves cuál tienes disponible y cuál no.

El recorrido normal

1. Tu catálogo

Los productos o servicios que vendes, con su precio. Es lo que luego eliges al armar un pedido.

2. El pedido

Añades las líneas —productos del catálogo o conceptos sueltos, como una instalación— y lo asocias al cliente. Si lo creas desde una conversación, queda ligado a ese chat, y eso es lo que permite responder ahí mismo con la factura.

Un pedido pasa por estados: borrador, en proceso, completado o cancelado.

3. Los datos fiscales del cliente

Antes de facturar necesitas su perfil de facturación: documento, razón social, régimen. Se guarda por cliente, así que solo lo pides una vez.

Consejo

Si el cliente ya estaba registrado en tu proveedor de facturación, búscalo por documento y sus datos se rellenan solos. Y si tienes muchos, puedes importarlos todos de una vez en lugar de crearlos a mano.

4. Emitir y enviar

Con el pedido y el perfil listos, emites la factura. Si sale bien, verás el estado Facturado; si el envío a la DIAN falla, verás Error de envío con el motivo.

Luego se la mandas al cliente por su conversación de WhatsApp, con el PDF adjunto. No hace falta salir a buscar su correo.

Antes de la primera factura

Hay que configurar el emisor: conectar tu proveedor de facturación con su token y validar la numeración vigente.

Precaución

Valida la conexión antes de intentar facturar. Es el momento en que se detecta una resolución vencida o una numeración agotada — mucho mejor descubrirlo entonces que con el cliente esperando.

Si facturas con varias empresas, puedes tener varias emisoras configuradas y marcar una como predeterminada. Solo se puede eliminar una que no haya emitido documentos todavía.

Anular una factura

Una factura emitida no se borra. Para anularla se emite una nota crédito que la cancela, que es lo que reconoce la DIAN. La nota se envía al cliente igual que la factura.

Quién puede hacer qué

Hay dos permisos distintos, y la diferencia importa:

Permiso	Permite
Operar ventas	Crear productos, pedidos y facturas. El día a día de un asesor.
Configurar facturación	Tocar la conexión con el proveedor, el token y las empresas emisoras.

Así un asesor puede facturar sin poder reconfigurar el emisor ni ver el token. Ver Miembros y roles.

Preguntas frecuentes

¿Puedo borrar un pedido? Solo si está en borrador o cancelado. Uno ya facturado se queda, porque su factura existe ante la DIAN.

¿Y si vendo licencias digitales? Si el cliente pide factura, esa venta se factura directamente sin rehacer el pedido. Ver Entrega de licencias digitales.

¿Puedo mandarle el PDF a alguien que no está en Mosend? Sí. La factura tiene un enlace propio que puedes compartir, sin dar acceso a tu cuenta.